Кадровый учёт

Кадровый учёт-это учёт движения работников внутри предприятия. Он связан с документальным оформлением приема, перемещения, а такое увольнения сотрудника.
Можно сказать, что кадровый учёт ведётся на основе первичных кадровых документов, а также внутренних нормативных актов по труду.
Ведение кадрового учёта является обязательным и первостепенным для любой организации или предприятия.

Что необходимо для правильного ведения кадрового учёта?
Для верного ведения кадрового учёта обязательно нужно знать трудовое право, а также постоянно следить за любыми изменениями в законодательстве.

Правильная организация и ведение кадрового учёта.
Для того, чтобы учёт кадров соответствовал всем предъявляемым законодательным требованиям, его необходимо вести по существующим правилам.
Какие документы обязательно должны быть в наличии у любой организации или предприятия:
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• табель учёта рабочего времени сотрудников;
• график отпусков;
• положение о персональных данных сотрудников;
• трудовые договоры и соглашения к ним.

Важно отметить, что все документы необходимо составлять вовремя, соответствуя со всеми предъявляемыми требованиями.

Кадровый учёт предполагает ведение определённых журналов, в которых происходит регистрация трудовых договоров. Журналы, где регистрируются различные приказы всегда должны заполняться своевременно.
Также при ведении кадрового учёта необходимо вести книгу учёта движения трудовых книжек. Различные приказы также должны быть зарегистрированы своевременно и правильной форме.

Грамотный, а главное своевременный учёт всех документов придаёт им юридическую силу, которая будет помогать при разрешении различные трудовых споров.

Кадровый учет включает работы по оформлению таких документов:
• приема, переводов и увольнения работников;
• взысканий, а также поощрений работников;
• прохождения техники безопасности, материальной ответственности и иных мероприятий для отдельных категорий работников;
• отпусков, командировок, больничных;

 • аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации работников;

 • регулирования отношений между руководителем и сотрудниками.

Какие функции выполняют работники по кадрам:

• составляют и проводят и учет документов о приеме на работу, переводах на другие должности, увольнении сотрудников;

 • ведут учет личных дел и карточек сотрудников;

• ведут журналы учета кадровых документов;
• составляют всю необходимую локальную правовую документацию, а именно, штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, документы учета рабочего времени и прочее;
• занимаются оформлением взысканий и поощрений работников;
• составляют и ознакамливают сотрудников с правилами техники безопасности, данными о материальной ответственности и многим другим;
• проводят работу с документацией, которая сопровождает отсутствие сотрудника в связи с отпуском, командировкой, больничным, проводят оформление и контроль таких документов; • проводят документальное сопровождение аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации всех работников;
• обеспечивают сохранность кадровой документации;
• подготавливают отчетную документацию по статистике движения сотрудников;
• проводят сбор статистических данных текучести кадров и разрабатывают мероприятий по устранению негативного развития событий в этой области;
• проводят ведение воинского учета внутри предприятия;
• проводят учет рабочего времени, оценивают и поддерживают трудовую дисциплину;
• осуществляют контроль за правильностью ведения учета, актуальностью данных; •вносят всевозможные необходимые изменения в кадровые документы.

Автоматизация кадрового учёта.
С помощью автоматизации возможно наладить эту сложную, рутинную работу.
Существует большое количество программ, которые благодаря своим функциями могут значительно облегчить работу кадрового персонала. Плюсы использования программ по кадровому учёту:
• кадровые сотрудники работают только в соответствии с нормами законодательства и трудового права;
• руководитель получает всю информацию в максимально полном объёме и самостоятельно может проводить ее анализ;
• намного легче происходит согласование работы всех отделом организации.

Копии каких документов необходимо сделать, принимая нового сотрудника на работу:
• паспорт РФ (вместе с пропиской);
• пенсионное страховое свидетельство;
• индентификационный налоговый номер;
• медицинский страховой полис;
• военный билет;
• диплом или свидетельств об образовании.

Копии данных документов остаются у принимающей организации, но при этом их подлинники руководитель может потребовать предъявить в любой момент.